Conditions générales de vente

Conditions générales de Vente s’appliquant aux Services de KAIMAN

Maj 07/08/2023.

Préambule

La signature d’un devis (transmis par e-mail, fax, courrier ou en main propre) emporte acceptation sans réserve des présentes conditions générales de vente, qui ont pour objet de régir les contrats conclus entre KAIMAN et ses Clients.

ARTICLE 1 – DEFINITIONS

Pour les besoins du Contrat, les termes suivants auront la définition indiquée ci-après :

Anomalie – Non-conformité reproductible d’un Livrable par rapport à son Référentiel.
Développements – Développements informatiques (y compris les layouts et les éléments graphiques) spécifiques réalisés par KAIMAN conformément aux présentes et aux Spécifications, et arrêtés par les Parties.
Livrables – Documents, études, analyses, Développements et tout autre Livrable informatique (par exemple, un site Internet, un intranet, extranet, application, etc.) réalisés par KAIMAN dans le cadre des Prestations.
Prestations – Prestations telles que précisées au sein du présent Contrat, notamment à l’Article « Prestations ».
Référentiel – Document permettant au Client de valider les Livrables. Pour la validation des Spécifications, le Référentiel est uniquement constitué de la proposition commerciale ou, à défaut, de la compréhension des attentes du Client par KAIMAN. Pour tout Livrable informatique, le Référentiel est exclusivement constitué des Spécifications.
Spécifications – Document, rédigé par KAIMAN et validé par le Client, déterminant la nature des Prestations attendues par le Client. Ce document peut prendre la forme d’un storyboard, d’un cahier des charges, de spécifications techniques ou fonctionnelles.

ARTICLE 2 – DOCUMENTS CONTRACTUELS

Les relations entre les Parties sont exclusivement régies par les documents suivants énumérés dans l’ordre de leur priorité décroissante à savoir (i) les présentes Conditions Générales de vente, (ii) le devis ou proposition commerciale et (iii) le cas échéant, le cahier des charges rédigé par le Client. L’ensemble de ces documents sont ci-après globalement désignés le « Contrat ». En cas de contradiction, les dispositions des documents de rang supérieur prévaudront sur les documents de rang inférieur.

La mention du cahier des charges rédigé par le Client ne diminue en aucun cas la validité et la priorité des Spécifications rédigées par KAIMAN. Les Spécifications demeurent contraignantes et sont considérées comme la référence principale pour la conduite du projet. Le cahier des charges rédigé par le Client, s’il existe, peut compléter les Spécifications, mais il ne les remplace pas en termes de priorité et de contraintes contractuelles.

Le Contrat entre en vigueur dès l’acceptation par le Client du devis ou du document ayant les mêmes effets.

Formation du contrat

L’obligation respective de chaque partie, à savoir de réaliser la prestation pour KAIMAN et de payer la prestation pour le Client, naît à partir du moment où le Client a dûment signé et retourné le bon pour accord et/ou le bon de commande émis par le Prestataire.

Propriété des produits de la prestation

A l’issue de la prestation, le Client possède l’entière propriété intellectuelle de la solution informatique élaborée par KAIMAN.
KAIMAN s’engage à livrer au Client l’intégralité des éléments réalisés par ses équipes dans le cadre de la prestation : documents d’analyse, codes sources (avec commentaires) de l’ensemble des programmes développés par KAIMAN, manuels d’utilisation.
Cependant, KAIMAN garde la propriété intellectuelle sur les techniques utilisées, autres que celles déjà utilisées dans le domaine public, de tout procédé technique conçu pour les besoins de la mission, les solutions d’architecture et de conception utilisées dans le cadre de cette prestation. KAIMAN pourra en faire usage sans restriction au cours d’une prestation autre que le projet du Client.

Réserve de propriété

KAIMAN conserve la propriété de la prestation jusqu’au paiement effectif de l’intégralité du prix et accessoires. Ne constitue pas paiement au sens de cette clause la remise d’un titre créant une obligation de payer (lettre de change, traite ou autre). Le défaut de paiement de l’une quelconque des échéances pourra faire bénéficier KAIMAN du droit de demander, aux frais du Client, le remboursement et/ou la restitution de la prestation.

KAIMAN conserve la propriété des biens vendus jusqu’au paiement intégral de la facture. Si le Client fait l’objet d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire, KAIMAN se réserve le droit de revendiquer, dans le cadre de procédure collective, les marchandises vendues et restant impayées.

ARTICLE 3. CONFIDENTIALITE

KAIMAN et le Client s’engagent à conserver confidentiels les informations et documents concernant l’autre partie auxquels ils auraient pu avoir accès au cours de l’exécution de la prestation.
Cette disposition ne fait pas obstacle à ce que le Prestataire puisse faire état dans ses publicités ou documents commerciaux ou offres commerciales de toutes les commandes réalisées avec possibilité de mentionner la dénomination sociale du Client, l’objet de la commande et sa charge de réalisation en jours / homme. Cette possibilité ne confère pas au Prestataire un droit quelconque sur les marques du Client autre que ceux précédemment évoqués.

ARTICLE 4 : CONDITIONS D’UTILISATION DES SERVICES DE KAIMAN

Concernant l’ensemble des travaux :

Cession de propriété :
KAIMAN s’engage à céder au Client, une fois l’intégralité de la prestation payée, tous ses droits de propriété intellectuelle sur les travaux réalisés pour le compte du Client (création graphique, code source et bases de données).

Références :
Le Client autorise KAIMAN à citer sur ses propres supports de communication (site internet, plaquettes, etc.) les éléments (nom, logo, etc.) de nature à identifier le Client et ce à titre de référence.

Calendrier prévisionnel :
Dans le cas où KAIMAN indique au Client un calendrier des travaux, celui-ci est prévisionnel et prend particulièrement en compte :
– un délai de réponse du Client inférieur à 2 jours ouvrés à tous les e-mails de l’agence ;
– un maximum de 3 allers-retours sur les maquettes fonctionnelles et les maquettes graphiques.

Tout retard de livraison des contenus par rapport au calendrier fixé initialement par oral ou par écrit aura un impact sur la durée globale du projet. Le Client ne pourra pas dénoncer un retard de livraison si les contenus n’ont pas été livrés dans leur totalité dans les délais prévus initialement.

Concernant la création de sites internet :

Noms de domaine :
KAIMAN ne procède à aucune vérification sur la licéité des noms de domaine qui lui sont confiés et le Client certifie être propriétaire des droits (marque, etc.) nécessaires à l’achat et à la gestion du ou des noms de domaine. Le Client est propriétaire du nom de domaine réservé pour lui, KAIMAN n’agissant qu’en qualité d’intermédiaire technique auprès des organismes de nommage. Le Client reconnaît déposer et utiliser le nom de domaine en conformité avec la législation en vigueur et les droits légaux des tiers. KAIMAN ne saurait être tenu responsable de la non-disponibilité d’un nom de domaine commandé.

Cahier des charges :
Afin de mener à bien la réalisation des projets, le Client doit adresser un cahier des charges technique précis et exhaustif à KAIMAN. Sur cette base, KAIMAN établira un devis qui deviendra le document de référence pour la conduite du projet. Les éléments qui auraient été évoqués dans l’expression de besoin, le cahier des charges ou par oral et qui ne seraient pas mentionnés explicitement dans le devis ne sont pas inclus dans le périmètre du projet. En l’absence de précisions dans le devis, KAIMAN fera les choix techniques et fonctionnels selon son expérience, sans que ceux-ci ne puissent être contestés par le Client.

Maquettes graphiques :
Chaque fois que cela sera nécessaire, KAIMAN soumettra au Client des « maquettes » des réalisations à fournir montrant l’aspect visuel de celles-ci. Les maquettes seront faites en utilisant le temps prévu dans le devis, avec un maximum de 3 itérations par maquette, sauf mention particulière dans le devis. En cas d’itérations supplémentaires, un devis additionnel sera établi par KAIMAN, soumis à l’acceptation du Client. En cas de refus du devis additionnel, les travaux continueront sur la base de la validation par le Client d’une des versions des maquettes déjà réalisées.

Validation et avenant au contrat :
Si pour une raison quelconque, le Client, en cours d’exécution du contrat, validait des travaux réalisés par KAIMAN (par téléphone, e-mail, fax ou courrier) et revenait sur sa décision ultérieurement, une telle demande ou objection conduirait KAIMAN à dresser un devis additionnel pour le travail supplémentaire impliqué, soumis à l’acceptation du Client. En cas de refus du devis additionnel, les travaux continueront sur la base de la première validation du Client.

Compatibilité navigateurs et appareils mobiles :
Les sites internet développés par KAIMAN fonctionnent correctement sur les dernières versions des navigateurs Edge, Firefox, Chrome et Safari (version en cours à la date de signature du contrat). KAIMAN ne garantit pas la compatibilité du site développé sur l’ensemble des navigateurs et sur l’ensemble des appareils mobiles. En particulier, KAIMAN ne garantit pas la compatibilité du site développé sur Internet Explorer.

Visibilité sur les moteurs de recherche (Google, etc.) :
Plusieurs semaines sont nécessaires entre la mise en ligne d’un site et l’apparition du site dans les résultats des moteurs de recherche. KAIMAN ne saurait garantir aucun délai ni aucun rang dans le classement des moteurs de recherche.

Garantie dysfonctionnements :
KAIMAN assurera la correction des bugs et dysfonctionnements des sites internet identifiés et reportés par le Client dans le mois suivant la mise en ligne du site internet. Les modifications qui seront signalés après cette date limite feront l’objet d’un devis supplémentaire, soumis à l’acceptation du Client.

Mise à jour du site :
KAIMAN pourra intervenir après la livraison du site dans le cadre d’un contrat de maintenance ou d’une facturation au temps passé. Toute intervention sur le site autre que la réparation de dysfonctionnements dans le cadre de la garantie décrite précédemment

Hébergement et Nom de domaine

Un hébergeur web est une entité qui fournit des espaces sur des serveurs pour rendre accessibles des sites internet créés et administrés par des tiers. Bien que KAIMAN serve de lien entre le client et l’hébergeur, les règles relatives à l’hébergement sont dictées par les conditions générales de service de l’hébergeur en question. Le client s’engage à respecter ces conditions et principes.

KAIMAN propose une gestion de l’hébergement, distincte de la création de site web. Cette gestion, effectuée à la demande du client, est facturable. L’hébergement du site du client peut être réalisé soit sur les serveurs de KAIMAN , soit via un hébergement propre au client. Ce service est facturé annuellement et renouvelé tacitement chaque année à partir de la date de paiement de la première facture.

Le client peut mettre fin à son hébergement en notifiant KAIMAN par lettre recommandée au moins 2 mois avant la date anniversaire du contrat. Le client s’acquittera du coût de renouvellement de son nom de domaine chaque année, sur présentation de la facture par KAIMAN . Le client détient la propriété de son nom de domaine ainsi que tout autre nom de domaine acquis via KAIMAN et contractuellement racheté par le client.

*EN CAS DE PIRATAGE/ HACKING | PANNE

Le rétablissement en cas de panne de votre site internet et la protection de votre site et de son hébergement ne sont pas inclus dans ce contrat. En cas de hacking, piratage, panne du site, nous mettrons en œuvre des ressources techniques (développeurs) afin d’essayer de rétablir la situation (hors pannes provenant de l’hébergeur). Ces travaux sont facturés en sus après avoir été commandés par vos soins.

ARTICLE 5 : OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS DU CLIENT

Données fournies par le Client :

Le Client s’engage à fournir tous les contenus textuels sous format électronique (fichier Word, PowerPoint ou email). Tout support audio ou vidéo doit être fourni dans un format numérique exploitable en ligne.
Le Client garantit l’envoi de versions finales des données. Toute demande de modification des contenus du site, une fois ceux-ci intégrés, sera facturée à 600€ HT pour chaque jour travaillé.
Le Client doit collaborer étroitement avec KAIMAN , fournissant les informations nécessaires pour la réalisation du projet. Si cet engagement n’est pas respecté, et après 3 rappels écrits sur une période de 6 mois à compter de la signature du devis, KAIMAN se réserve le droit de mettre fin à la prestation. Dans ce cas, le montant total stipulé dans le devis devra être réglé par le Client.

Droits et légalité :

Le Client garantit que son activité est légale et que tout contenu partagé respecte la législation.

Le Client confirme détenir tous les droits sur les éléments fournis à KAIMAN pour le projet, incluant, mais sans s’y limiter, les marques, images, textes, concepts et listes de contacts pour emailing.

La responsabilité éditoriale des supports de communication repose entièrement sur le Client.

Le Client dégage KAIMAN de toute responsabilité liée aux services, informations ou contenus qu’il fournit. Il assume toute responsabilité en cas de contrefaçon, violation de droits de propriété intellectuelle ou tout autre préjudice. Si néanmoins la responsabilité de KAIMAN est retenue par une autorité judiciaire pour une faute du Client, ce dernier s’engage à indemniser KAIMAN .

Délais de paiement :

Le Client s’engage à régler toutes les factures dans les délais convenus.

ARTICLE 6 : OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS DE KAIMAN

Délais de réalisation :

KAIMAN mettra tout en œuvre pour réaliser les services demandés par le Client dans les délais, sauf accord spécifique. Toutefois, la réalisation des services est conditionnée par la fourniture par le Client des informations nécessaires.

Documents transmis :

KAIMAN n’est pas responsable de la perte de documents nécessaires à la réalisation du projet. Il est impératif que le Client envoie des copies ou des documents sans valeur intrinsèque.

Sécurité :

KAIMAN ne peut être tenu responsable en cas d’intrusion, d’accès non autorisé aux serveurs ou aux données, ou encore d’attaque virale sur le site du Client.

Limites de responsabilité :

La responsabilité de KAIMAN ne peut excéder le montant payé par le Client dans le cadre du contrat. Si le Client ou un tiers modifie le code source développé par KAIMAN , ce dernier n’est plus responsable des dysfonctionnements éventuels

ARTICLE 7 : TRAITEMENT DES DONNÉES

Les deux parties, KAIMAN et le Client, s’engagent à respecter la confidentialité des informations et documents échangés. Néanmoins, KAIMAN peut mentionner le Client et l’objet de la prestation dans ses communications publicitaires ou commerciales. Si KAIMAN traite des données pour le compte du Client, cette opération sera effectuée en tant que sous-traitant. Le Client peut demander la suppression de ses données personnelles par email à support@KAIMAN.fr.

ARTICLE 8. DONNÉES PERSONNELLES

KAIMAN reconnaît l’importance du respect de la vie privée et des réglementations relatives à la protection des données personnelles, notamment la réglementation de l’Union Européenne (Règlement 2016/679) et la Loi fédérale sur la protection des données de la Suisse (LPD). Considérant le rôle de KAIMAN, les Parties ont déterminé que KAIMAN agit en qualité de sous-traitant, et le CLIENT en qualité de responsable de traitement.

Conformément au Contrat entre les Parties et la réglementation en vigueur ou à venir, le CLIENT et KAIMAN ont les droits et obligations mentionnés ci-dessous. Il incombe au CLIENT de se conformer à la réglementation et de fournir tous les éléments nécessaires à cette conformité. KAIMAN n’est pas un cabinet d’avocats, et ne fournit pas de conseil juridique.

Obligations de KAIMAN :

Tenue d’un registre des instructions du Client: KAIMAN s’engage à consigner par écrit les instructions spécifiques du Client concernant les données personnelles.

Recours à la sous-traitance: KAIMAN peut solliciter des sous-traitants pour des aspects contractuels n’impliquant pas de données personnelles. Si KAIMAN utilise un sous-traitant pour traiter des données personnelles, il informera le CLIENT.

Conservation des données personnelles: KAIMAN stocke les données personnelles fournies par le CLIENT au sein de l’Union européenne et en Suisse. Ces données seront conservées selon la durée spécifiée par le CLIENT. En l’absence d’instructions écrites, KAIMAN conservera les données pendant 3 ans à compter de la fin du contrat.

Procédure en cas de violation de sécurité: En cas de violation de sécurité, KAIMAN informera le CLIENT et contribuera à la mise en place de mesures correctives.

ARTICLE 9. RESPONSABILITÉ – OBLIGATION DE CONSEIL DE KAIMAN

KAIMAN, en sa qualité de fournisseur de prestations informatiques, est tenue à une obligation de conseil vis-à-vis de ses clients. Cette obligation permet à KAIMAN de refuser ou d’interrompre une prestation dès lors que le Client ne suit pas les recommandations émises par KAIMAN. Toute opposition ou non-conformité aux conseils de KAIMAN par le Client devra être exprimée par lettre recommandée ou courriel.

L’acceptation de tout devis et/ou bon pour accord proposé par KAIMAN signifie que le Client reconnaît et valorise l’expertise de KAIMAN. Le Client admet que les conseils et démarches effectuées par KAIMAN lui fournissent une appréciation claire des caractéristiques de la prestation et de sa pertinence par rapport à l’usage envisagé.

En conséquence, le Client s’engage à prendre en compte les recommandations de KAIMAN, reconnaissant leur importance pour la réalisation optimale de la prestation.

ARTICLE 10: PRISE D’EFFET

Le contrat est effectif dès la signature du devis, que ce soit sous format papier ou électronique.

ARTICLE 11: MODALITÉS FINANCIÈRES

En échange des services proposés, le Client s’engage à régler à KAIMAN le montant indiqué sur le devis signé, selon les conditions détaillées dans ledit document. Les prix des services sont ceux indiqués sur le devis, qu’il soit papier ou électronique. Ces tarifs sont hors taxes et sont à régler en euros (€), selon les échéances mentionnées.

Toute facture de KAIMAN est considérée comme définitivement acceptée par le Client à moins d’une contestation dans les 8 jours suivant sa réception, transmise par lettre recommandée ou email, détaillant les motifs de cette contestation.

Conformément à l’article L 441-16 du Code de Commerce, tout retard ou défaut de paiement entraînera l’application de pénalités de retard à un taux de 15% par an, ainsi que la suspension immédiate des services de KAIMAN jusqu’à régularisation par le Client.

ARTICLE 12 : RÉSILIATION

KAIMAN peut décider de résilier le contrat, sans aucune indemnité, en cas de violation de l’une des clauses énoncées précédemment, après avoir notifié le Client par écrit (email ou courrier).

Si la résiliation émane du Client, une fraction des honoraires sera exigible en proportion du travail déjà effectué, avec un minimum de 40% du montant total du devis signé.

ARTICLE 13 – PAIEMENT ET PRESTATIONS PARTIELLES – ABANDON DE PROJET

L’acompte versé lors de la commande n’est pas considéré comme des arrhes. Ainsi, toute annulation entraînera la conservation de cet acompte par KAIMAN. Si le Client retarde la finalisation du projet (par exemple, en ne fournissant pas le contenu nécessaire malgré les relances de KAIMAN ou en ne validant pas les différentes étapes de création), une facturation définitive sera émise comme si le site avait été complété et mis en ligne.

Les commandes engagent le client de manière irrévocable. Si le Client décide de ne pas poursuivre sa commande ou en cas de défaillance, un montant, correspondant à la prestation déjà effectuée, sera calculé sur la base du tarif horaire en vigueur de 600€ HT au 08/2023.

Pour toute facture payable en plusieurs échéances, le non-paiement d’une seule échéance à la date prévue entraînera l’annulation de l’échéancier et l’exigibilité immédiate du solde dû, majoré des pénalités mentionnées à l’article 5.

Concernant le contrat d’hébergement et d’infogérance, tout non-paiement à l’avance des prestations suspendra immédiatement ces dernières.

Si le Client ne communique pas avec KAIMAN ou ne fournit pas les informations nécessaires à la réalisation du projet pendant six (6) mois à partir de la date de signature du devis, cette absence de communication sera interprétée comme un abandon du projet. En cas d’abandon, toutes les sommes déjà versées seront conservées par KAIMAN en dédommagement des ressources allouées et du travail réalisé.

Aucun remboursement ne sera accordé en cas d’abandon du projet tel que décrit ci-dessus. Les montants déjà payés seront considérés comme des indemnités pour les services rendus et les ressources mobilisées.

Si le Client souhaite reprendre le projet après une inactivité de six (6) mois ou plus, ce sera considéré comme un nouveau projet. Un nouveau devis sera nécessaire et devra être accepté et signé par le Client, avec les paiements associés, avant la reprise du travail.

Cet article s’applique quelle que soit la raison de l’inactivité ou de la non-communication du Client.

ARTICLE 14 : CESSIBILITÉ DU CONTRAT

KAIMAN se réserve le droit de céder, transférer ou apporter à un tiers, de quelque manière que ce soit, les droits et obligations découlant du contrat.

ARTICLE 15. INTERDICTION DE DÉBAUCHAGE

Sans le consentement écrit du Prestataire, le Client, ainsi que ses entités associées, s’engage à ne pas proposer, directement ou indirectement, de poste à un employé du Prestataire ou de ses entités associées qui a participé à la réalisation des services.

Cette restriction s’applique pendant toute la durée de réalisation du service et se prolonge pendant 24 mois à partir de la fin de ce service. Si le Client manque à cette obligation, il sera tenu de verser au Prestataire une indemnité équivalente à 24 mois du salaire brut de l’employé concerné avant son départ.

Réciproquement, sauf accord écrit du Client, le Prestataire et ses entités associées s’engagent à ne pas proposer, directement ou indirectement, de poste à un employé du Client ou de ses entités associées.

Cette restriction s’applique pendant toute la durée de réalisation du service et se prolonge pendant 24 mois à partir de la fin de ce service. Si le Prestataire manque à cette obligation, il sera tenu de verser au Client une indemnité équivalente à 24 mois du salaire brut de l’employé concerné avant son départ.

ARTICLE 16 – FORCE MAJEURE

Dans l’éventualité d’un cas de force majeure, caractérisé par un événement extérieur, imprévisible et irrésistible, KAIMAN sera exemptée de toute obligation vis-à-vis de son client. Le client s’engage préalablement à ne pas tenir KAIMAN responsable en de telles circonstances.

ARTICLE 17 : MODIFICATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Les présentes Conditions Générales de Vente pourront faire l’objet de modifications. Les modifications des conditions générales prennent effet à leur publication sur le site internet, et le client est alors réputé en avoir pris connaissance. Dans l’hypothèse où le client informerait KAIMAN de son refus des modifications intervenues, KAIMAN se réserve alors le droit de résilier le contrat au sens et dans les conditions de l’article 12.

ARTICLE 18. DROIT APPLICABLE – ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE

Les présentes conditions générales de vente sont soumises uniquement au droit français.
Compétence juridictionnelle : pour les contestations relatives à l’exécution ou à l’interprétation des présentes, seul sera compétent le Tribunal de Commerce d’Aix-en-Provence.